Agiles Projektmanagement und eine Weihnachtsgeschichte für Start-Ups

Es begab sich aber zu der Zeit vom 11.-13. Februar 2001, dass eine neue Ära angebrochen werden sollte. Überliefert ist, dass sich 17 Männer im fernen Boston trafen – 17 agile Softwareentwickler. Ein Aufbruch in flexiblere Zeiten samt moderner Werte und komplexer Ansprüche war anvisiert. Einige Stimmen bezeichnen das Treffen der 17 Weisen als versuchten Ausbruch aus hierarchischen Organisations- und Arbeitsformen. Gemeinsam wagten die Softwareentwickler allerdings nicht den Blick in die Sterne, sondern ein Manifest moderner Zeiten.

Besprochen wurden Methoden und Vorgehensweisen in der Softwareentwicklung. Fernab von potenziell intervenierenden Umwelteinflüssen tagten die Männer in einem Besprechungsraum und das mit nur eingeschränkten Möglichkeiten moderner digitaler Netzwerke. Bei frostigen Außentemperaturen und verregnetem Winterwetter waren es auch keine Kamele, die treu auf Ihre Software entwickelnden Besitzer warteten, sondern kraftvolle Automobile im nahegelegenen Parkhaus – Einflüsse einer modernen Kultur.

Was die IT-Experten nicht wussten: Die Revolution starrer Arbeitsstrukturen stand kurz bevor. War das klassische Projektmanagement geprägt von kaskadenartigen Wasserfallmodellen und autoritär agierenden Führungskräften, sollten demokratischere Formen der Zusammenarbeit gefunden werden – mehr Macht dem Arbeitnehmer. Einzelne Teammitglieder konnten ihrer Meinung Ausdruck verleihen und damit einen Beitrag zum Erfolg des anstehenden Projekts leisten. Eine Umwälzung bestehender Projektphasen wurde in Gang gesetzt. Statt Weihrauch, Myrrhe und Gold trugen die 17 Weisen ein Manifest in die Welt, das geprägt war von vier zentralen Werten. Fortan sollte nicht nur den Bereich der Softwareentwicklung nachhaltig verändert, sondern auch weitere Branchen beeinflusst werden.

Ein Manifest der direkten Kommunikation_Agiles Projektmanagement

Ein Manifest direkter Kommunikation

Im Fokus der vier Werte stehen Individuen und Interaktionen mehr als Prozesse und Werkzeuge. Dieser Gedanke gilt bis heute als Rückbesinnung auf menschliche Kommunikation – face-to-face. Umfassende Dokumentationsarbeiten, die historisch gewachsen, aber nur wenig effektiv waren, sollen zugunsten funktionierender Software bzw. dem positiven Projektergebnis weichen. Auch die Zusammenarbeit mit Kunden, ob aus dem Morgen- oder Abendland, rückte stärker in den Vordergrund. Dies ist nicht nur als Ode an die Menschlichkeit zu verstehen, sondern dient ebenso dem Ziel, möglichst schnell auf veränderte Anforderungen zu reagieren und höchste Kundenzufriedenheit zu garantieren – eine solide Basis für Online Marketing.

Gut ein halbes Jahr nach dem Treffen der 17 Softwareentwickler wurden Methoden und Prinzipien weiter ausgebaut bzw. optimiert und in einem zweiten Treffen gemeinsam abgestimmt und symbolisch unterzeichnet.

Klassisches Projektmanagement = ein Klassiker?

Agil und flexibel oder klassisch – wo genau liegen die Unterschiede zwischen beiden Vorgehensweisen? Dazu möchte ich zunächst die klassischen Methoden kurz umreißen: Geprägt aus früheren Zeiten, die bis in die Mitte des 20. Jahrhunderts zurückgehen, eignet sich das klassische Projektmanagement besonders für Arbeiten, die sich durch präzise Anforderungen, Leistungen und Abläufe beschreiben lassen. Klassisches Vorgehen zeichnet sich durch kaskadenartige Phasen aus, die mit der Projektinitiierung beginnen: Zum Projektstart werden Ziele skizziert und beteiligte Stakeholder identifiziert. Es folgt eine genauere Formulierung der Ziele, Erfolgskriterien und

Meilensteine in der Definitionsphase. Diese werden für den weiteren Verlauf des Projekts festgelegt und ein Kernteam zusammengestellt. Parallelen zum historisch wertvollen Rat der Ältesten bleiben unverborgen, wenn sich dieses Team mit Planungen zum Risikomanagement, Aufwand sowie der Machbarkeit und möglichen Kommunikationswegen durchführt.

Es folgt die Planungsphase. Anhand eines Projektmanagementplans wird die Basis für die Ausführung der folgenden Arbeiten gelegt. Sämtliche benötigte Aktivitäten werden nicht nur geplant, sondern ebenso geschätzt und bewertet. In einer Kick-Off-Veranstaltung informiert das Kernteam alle Beteiligten über den derzeitigen Kenntnisstand.

Die Hürden klassischen Projektmanagements

Klassische Hürden

Die Phase der Ausführung ist gekennzeichnet durch die sogenannte Projekttriangel. Von Haus aus liegt hier eine Schwäche für mögliche Veränderungen, die den gesamten Projektverlauf aus der Balance werfen können. Besonders wichtig ist es daher, dass alle Tätigkeiten den drei Kriterien Qualität, Zeit und Kosten exakt entsprechen. Kommt es durch veränderte Kundenbedürfnisse oder sonstige störende Einflüsse zu einer Korrektur einer dieser Größen, hat dies unmittelbare Auswirkungen auf die Restgrößen. Soll beispielsweise die Qualität steigen, erhöhen sich ebenso Kosten- und Zeitfaktor. Die beobachtende Funktion dieser Phase übernimmt das Controlling. Sind Änderungen bzw. Korrekturen der geplanten Ausführungsphase unumgänglich, greift das Controlling in die Projektsteuerung ein. Doch schauen wir der Realität ins Auge: Gezeigt hat sich bisher, dass Änderungen den Projektfortschritt in die Planungsphase zurückwerfen. Anforderungen und Aktivitäten in der Ausführungsphase wandeln sich und auch Risiken oder Auswirkungen der Änderungen müssen neu bewertet werden – ein zeitaufwendiges Unterfangen.

Der Abschluss im klassischen Projektmanagement wird durch die Abnahme des Auftraggebers gebildet. Es folgt ein Review samt Feedback im Team und los geht’s zum nächsten Projekt.

Agiles Vorgehen = hip, flexibel & modern?

Beim agilen Projektmanagement werden dem Kunden in kurzen Zeitspannen Ergebnisse präsentiert. So werden Projekte nicht erst gänzlich abgeschlossen und dann „abgeliefert“, sondern zyklisch bearbeitet und dem Kunden wiederholt vorgestellt. Eine maximale Flexibilität im Umgang mit Kundenwünschen ist garantiert, da grundsätzlich jederzeit Änderungswünsche eingebracht werden können. Besonders im Bereich des digitalen Marketings können wir unsere bisherigen Arbeitserfolge auf dieses flexible Vorgehen zurückführen. Am Anfang einer neuen Kommunikationsstrategie steht doch oft eine Vision – grob skizziert und kaum ausgemalt. Die Schlagkraft eines dynamischen und kreativen Teams macht es möglich, einer Skizze Leben einzuhauchen und in Absprache mit unseren Kunden auf den Wegen digitaler Kanäle zu verbreiten.

Ist von zyklischem Arbeiten die Rede, meint dies die Präsentation des Arbeitsstandes nach ca. 3-4 Wochen zur weiteren Abstimmung mit dem Kunden. Um der tragenden Rolle direkter Kommunikation gerecht zu werden, ist vorgesehen, dass Fachexperten und Entwickler während der Projekte täglich zusammenarbeiten und Projektteams autonom agieren. Dem Projektleiter kommt daher eine eher koordinierende und weniger autoritäre Rolle zu. Wichtigstes Prinzip im agilen Vorgehen ist die Ergebnisorientierung. Zum Projektabschluss werden Gesprächsrunden alias Retrospektiven durchgeführt und nur punktuell Dokumentationsarbeiten geleistet.

Den Unterschied auf den Punkt gebracht

Wir machen einen Abstecher in das Baugewerbe. Anhand von Fenstern, Türen, Elektrizität und Rohbau lassen sich Unterschiede beider Projektmanagementvorgehen anschaulich erläutern. Stellt euch das Projekt Hausbau vor: Ob es um eure eigenen vier Wände gehen soll oder den modernisierten Stall von Bethlehem, ist erst einmal zweitrangig.

Die Vision vom Haus steht, auf ans Werk. Im klassischen Vorgehen wird zunächst mit der Hausplanung begonnen. Die Reihenfolge des Vorgehens, Ressourcen und äußere Bedingungen werden in die Planung einbezogen, sodass am Ende der Planerei ein fertiger Projektplan auf den Beinen steht, der abgearbeitet werden kann – zunächst der Rohbau, dann die Fenster und schließlich auch das Dach. Ordnung muss sein.

Im agilen Projektmanagement verzichten besonders Softwareentwickler auf umfangreiche Planungsarbeit. Gesetzt wird auf das beste Pferd im Stall: Flexibilität statt starre Regeln und möglichst keine langatmige Projektplanung. Die Vision ist fest in den Köpfen verankert – ein schicker Bungalow soll es sein. Alle nötigen Teilprojekte wie Rohbau, Elektrizität und Fenster werden in einem priorisierten Arbeitsvorrat, auch Backlog genannt, verwaltet. Dieser Vorrat kann sich jederzeit ändern. Planung und Änderung des Hausbaus gehen auf kleine Teilprojekte zurück, die in Agilitätskreisen auch Iterationen genannt werden und deutlich kürzer sind als die gesamte Projektlaufzeit. Der Vorteil liegt auf der Hand: Wurden die falschen Fenster geliefert, drohen kein Baustopp oder Kostenexplosionen durch Zeitverzögerung. Im Obergeschoss können stattdessen kleinere Fenster als im Untergeschoss eingebaut werden, ganz ohne Planungsverwirrtheit oder den Aufschrei des Controllings.

Teilprojekte dienen der größeren Flexibilität beim agilen Projektmanagement

Im Unterschied zum klassischen Projektmanagement verlaufen agile Verfahren in sogenannten Projekteinheiten bzw. Iterationen. Dies sind ganze Zusammenfassungen klassischer Projektphasen – zuerst das Textkonzept für die Webseite, dann der neue Flyer und gleichzeitig auch ein Redesign. Parallel lässt sich im kleinen Team wunderbar arbeiten, sodass am Ende ein schlüssiges Projektergebnis erfolgen kann – optimal abgestimmt und ganz aus einer Hand.

Folgt man dem klassischen Verständnis, stellt jede Projekteinheit wie beispielsweise Flyer, SEO oder Design ein Teilprojekt dar. Diese bestehen aus einer Planungsphase, in der die Menge der Arbeitspakete für die Einheit festgelegt wird. Mit von der Partie sind auch die Ausführungs- und Controlling-Phase. Hier werden Arbeiten aufgeführt und auf Korrektheit überprüft. Formal abgeschlossen werden Projekteinheiten durch die Abschlussphase und Retrospektive.

Und was können wir lernen?

Die Vorteile agiler Verfahren liegen auf der Hand: Mithilfe zyklischer Vorstellungen der Zwischenergebnisse können Dienstleister direkt auf die Wünsche der Kunden eingehen – böse Überraschungen durch eine Projektabwicklung, die sich von den Bedürfnissen der Kunden wegorientiert, werden vermieden. Speziell bei kleineren Teams sind bisher gute Erfahrungen zu verzeichnen – dafür stehen wir mit unserem Namen. Sollte die Teamgröße die 10-Personen-Marke überschreiten, können beteiligte Rollen eingeübt und angewendet werden. Denn nur, wenn alle Teammitglieder mit der Methodik vertraut sind, ist der Erfolg des agilen Projektmanagements gewährleistet.

Klassische Methoden eignen sich aufgrund ihrer besseren Planbarkeit und Controlling-Möglichkeiten eher für Groß(-bau)projekte und umfangreiche Programme. Insbesondere, wenn die anfängliche Vision des Projekts nicht genau skizziert werden kann oder sich Anforderungen schnell ändern, sind agile Methoden zu bevorzugen.

Da beide Vorgehensweisen gewisse Vor- bzw. Nachteile haben, entstehen die besten Lösungen in der Praxis oft durch eine Methodenkombination. Nicht jeder glaubt an die moderne Weihnachtsgeschichte und nicht jeder ist vom Erfolg verstärkter face-to-face Kommunikation überzeugt. Klassische Bausteine wie klar definierte Ziele, Meilensteine und/ oder Terminvorgaben dienen daher oft als nützliche Orientierungshilfe und dem Selbstmanagement.

elsch&fink kann bestätigen:

Die Arbeit an kleineren Teilprojekten hat das Potenzial, die Zufriedenheit der Mitarbeiter und Kunden zu steigern, indem Teilergebnisse präsentiert und Wünsche flexibel umgesetzt werden können. Die Mitarbeiterführung gestaltet sich weniger autoritär und kommt so einer modernen und komplexeren Gesellschaft voller Smombies entgegen. Stammen klassische Methoden aus einer Zeit, die von starren hierarchischen Organisations- und Arbeitsformen geprägt war, sind es agile Methoden, die den aufgeklärteren und besser gebildeten Arbeitnehmer mehr Verantwortung übertragen.

Agiles Projektmanagement - eine geeignete Methode für strahlende Kundenaugen

Eine lockere Arbeitsatmosphäre und bessere Stimmung – auch wenn die meisten von uns nicht mehr an den Weihnachtsmann glauben und die Weihnachtsgeschichte für Start-Ups kein Anlass zur Bescherung ist, lassen sich doch einige Vorzüge aus dem agilen Vorgehen übernehmen. In unserem kleinen Team stellt das agile Projektmanagement eine größere Flexibilität und effizienteres Agieren sicher. Wer ohne Druck nicht arbeiten kann, fragt einfach nach kurzfristigen Deadlines – so haben wir pünktlich zu Heiligabend alle Geschenke unter dem Baum und können uns über strahlende Augen der Kundschaft freuen – ganz im Angesicht erfolgreich abgeschlossener Projekte.

In diesem Sinne wünschen wir ein frohes Weihnachtsfest.

 

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Über den Autor

Tina Lindeburg

Junior Konzeptionerin / Texterin, bereit für Herausforderungen und immer auf der Suche nach neuen Trends im Web.

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