Agiles Projektmanagement und eine Weihnachtsgeschichte für Start-Ups

“Es begab sich aber zu der Zeit, daß ein Gebot von 17 Softwareentwicklern ausging, daß alle Welt umdenken müsse. Und dieses Umdenken war das allererste seiner Art und geschah zu der Zeit, kurz bevor All Your Base Are Belong To Us zum viralen Hit wurde. Und jeder der Softwareentwickler ging, daß er den neuen Gedanken verbreite, ein jeglicher in sein Unternehmen.”
– Lukas, Kapitel 2 (frei nach)

Es war dereinst im Februar 2001, da trafen sich 17 weise Männer im fernen Utah. Sie trafen sich (nach eigener Aussage), um zu reden, zu schmausen und der Entspannung zu frönen.

Berichtet man von dieser wundersamen Zusammenkunft, so stößt man mit den Altertums-Analogen freilich bald auf Grenzen: Bei frostigen Außentemperaturen und regnerischem Winterwetter kamen die Softwareentwickler nicht auf Kamelen geritten, sondern in Autos angebraust. Und statt Weihrauch, Myrrhe und Gold trugen die 17 Weisen, als sie am Ende der Tagung in ihre heimatlichen Gefilde aufbrachen, ein Manifest moderner Zeiten. Oder genauer: das Manifest für Agile Softwareentwicklung.

 

Ein Manifest der direkten Kommunikation_Agiles Projektmanagement

 

 

Gegen das System: 17 Weise auf der Suche nach ihrem Stern

Na gut – die 17 Weisen saßen natürlich nicht in erster Linie zusammen, um sich den Bauch vollzuschlagen. Tatsächlich waren alle von ihnen Softwareentwicklung und/oder Projektmanager, und gemeinsam strebten sie danach, eine schnellere, flexiblere Alternative zum bis dato gängigen Prozess der Softwareentwicklung zu finden.

Kein Wunder: Bis dahin war der nämlich geprägt von akribischer Dokumentation, strengen Vorgaben und hierarchischen Organisations- und Arbeitsformen. Das klassische Projektmanagement machte die Sache nicht gerade einfacher. Durch seine kaskadenartigen Wasserfallmodelle und mitunter stark autoritär agierenden Führungskräfte verkamen Projekte zu starren und behäbigen Strukturen.

Mit dem Manifest für Agile Softwareentwicklung sollte sich das ändern. Das Ziel: eine demokratischere Form der Zusammenarbeit, in der einzelne Teammitglieder ihre Meinung äußern und so einen Beitrag zum Erfolg des Projekts leisten können sollten.

 

Die vier Prinzipien des agilen Projektmanagements

Das Manifest für Agile Softwareentwicklung basiert im Prinzip auf vier wichtigen Werten:

 

Individuen und Interaktionen sind wichtiger als Prozesse und Werkzeuge.

Face-to-Face-Kommunikation wird hier also großgeschrieben. Praktisch umgesetzt wird das zum Beispiel in Scrums, also regelmäßigen Meetings, in denen der Projektverlauf überprüft und angepasst wird. Mehr Kommunikation heißt natürlich immer auch mehr Konfliktpotenzial. Wichtig ist hier eine flexible Führungskraft, die dafür sorgen muss, dass Konflikte produktiv ausgetragen werden. Dafür muss im Team eine gesunde und vertrauensvolle Atmosphäre herrschen.

 

Funktionierende Software ist wichtiger als umfassende Dokumentation.

Heißt in der Praxis: Der Kunde wartet nicht monatelang und erhält dann das fertige Endprodukt mitsamt einer 2000 Seiten starken Dokumentation, die er sich nun im Alleingang zu Gemüte führen muss. Stattdessen bekommt er in regelmäßigen Abständen kleinere, aber bereits lauffähige Abschnitte der Software zu sehen. Das setzt natürlich voraus, dass diese kleineren Software-Happen im Team ausgiebig auf ihre Funktionsfähigkeit getestet werden.

 

Die Zusammenarbeit mit dem Kunden ist wichtiger als die Vertragsverhandlungen.

Natürlich heißt das nicht, dass Projekte nun mit einem feuchtwarmen Händedruck besiegelt werden – nach wie vor arbeitet natürlich niemand ohne einen unterschriebenen Vertrag. Aber in der agilen Softwareentwicklung wird die ständige Kommunikation mit dem Kunden großgeschrieben. Monatelange Funkstille ist also fehl am Platz.

 

Die Möglichkeit, auf Änderungen einzugehen, ist wichtiger, als strikt einen Projektplan zu verfolgen.

Es kommt vor, dass Kunden beim herkömmlichen Projektmanagement nach Projektabschluss unzufrieden sind, sogar wenn Budget und Timeline eingehalten wurden. Der Grund: Das herkömmliche Projektmanagement ist eigentlich nicht dazu in der Lage, darauf einzugehen, wenn sich im Projektverlauf die Anforderungen des Kunden ändern. Fällt ihm also erst nach Projektbeginn ein, dass er in seiner Software gerne noch die Funktion hätte, sich Diagramme in seinen Lieblingsfarben anzeigen zu lassen, so ist das meistens nicht mehr umzusetzen. Die Methoden des agilen Projektmanagements sollen dafür sorgen, dass neue Anforderungen schnell und einfach eingearbeitet werden können.

 

Stetiger Kundenkontakt, flexibles Vorgehen und regelmäßige Absprachen im Team – klingt nicht verkehrt. Kein Wunder also, dass agiles Projektmanagement heute nicht nur die Softwareentwicklung beeinflusst, sondern kommt in so ziemlich jeder Branche zum Einsatz. Zum Beispiel in Start-ups für Onlinemarketing – aber dazu später mehr.

 

Die Hürden klassischen Projektmanagements

 

Was ist eigentlich dieses klassische Projektmanagement, von dem alle reden?

Bis jetzt war viel die Rede von “agilem” und “klassischem” Projektmanagement – aber was ist überhaupt klassisches Projektmanagement? War die Revolution der 17 Weisen wirklich eine Revolution?

Das klassische Projektmanagement eignet sich besonders für Arbeiten mit präzisen Anforderungen, Leistungen und Abläufen. Im Prinzip geht man dabei in aufeinander folgenden Phasen vor:

  • Projektinitiierung: Zum Projektstart werden Ziele formuliert, Stakeholder identifiziert und Erfolgskriterien und Meilensteine definiert. Außerdem stellt man ein Kernteam zusammen und legt fest, wie dieses miteinander und mit den Stakeholdern kommuniziert.
  • Planungsphase: Jetzt muss der Projektmanager zu Hochtouren auflaufen. Er hat jetzt erstmal allerhand damit zu tun, Metapläne zu schreiben: Projektmanagementplan wird festgelegt, wie das Projektmanagement gehandhabt; der Kommunikationsmanagementplan gibt vor, wie im Projekt Kommunikationsmanagement abläuft; im Inhalts- und Umfangsmanagementplan ist nachzulesen, wie Inhalts- und Umfangsmanagement gemacht wird… Außerdem wird das Projekt in Arbeitspakete und Aktivitäten heruntergebrochen. Das Team gibt nun Schätzungen ab, wie viel Zeit und Budget und welche Ressourcen für die einzelnen Arbeitspakete benötigt werden.
  • Steuerungsphase: Das Team macht sich an die Arbeit. Der Projektmanager überwacht den Fortschritt, stimmt einzelne Maßnahmen und Arbeitspakete aufeinander ab und prüft, ob die Schätzungen sich bewahrheiten (man spricht hier von Controlling). Er aktualisiert außerdem fortlaufend die Projektpläne und -dokumente.
  • Abschlussphase: Der Auftraggeber bekommt nun endlich das Ergebnis vorgelegt. Er prüft, ob es den Anforderungen entspricht, die in der Initiierungsphase definiert wurden, und nimmt das Endprodukt ab. Der Projektmanager dokumentiert die Ergebnisse, analysiert die Wirtschaftlichkeit des Projekts und hält Learnings für zukünftige Projekte fest.

 

Wenn die Triangel dreimal klingelt …

Natürlich läuft aber kein Projekt so reibungslos ab, wie die saubere Aufteilung in Phasen einen das gerne glauben lassen möchte. Gerade in der Ausführungs- bzw. Steuerungsphase liegt oft der Hase im Pfeffer verborgen.

Beziehungsweise die sogenannte Projekttriangel: Gemeint ist die Balance zwischen Qualität, Zeit und Kosten. Alle diese Faktoren beeinflussen sich gegenseitig: Soll das Produkt qualitativ hochwertiger werden, dauert das wahrscheinlich länger und wird teurer. Muss das Team bei der Ausführung kräftig sparen, steht weniger Zeit zur Verfügung und die Qualität des Produktes leidet unter Umständen.

Wer hier nicht aufpasst und unbedacht an Stellschrauben dreht, wirft womöglich das ganze Projekt aus der Bahn. Schauen wir der Realität ins Auge: Fängt die Projekttriangel an zu scheppern, wird das Projekt in der Regel bis in die Planungsphase zurückgeworfen. Die Anforderungen ändern sich, andere Arbeitspakete müssen erledigt werden, und auch die Risiken müssen neu bewertet werden – ein zeitaufwendiges Unterfangen.

 

Teilprojekte dienen der größeren Flexibilität beim agilen Projektmanagement

 

Agil heißt nicht chaotisch

Beim klassischen Projektmanagement muss der Auftraggeber mitunter lange warten, bis er etwas zu sehen bekommt – manchmal, bis auch das allerletzte Arbeitspaket abgeschlossen ist.

Beim agilen Projektmanagement dagegen werden ihm regelmäßig Zwischenergebnisse präsentiert, zum Beispiel einmal im Monat. Dann wird abgestimmt, ob die Entwicklung noch seinen Erwartungen entspricht. Dieses Vorgehen garantiert maximale Flexibilität im Umgang mit den Anforderungen des Kunden. Der Kunde kann jederzeit Änderungswünsche äußern. Natürlich muss der Projektmanager die jedes Mal auf ihre Machbarkeit überprüfen, aber grundsätzlich ist es möglich, das Projekt kurzfristig in ganz neue Bahnen zu lenken.

Ist der Kunde soweit zufrieden, macht sich das Team wieder an die Arbeit. Fachexperten und Entwickler setzen sich intern oft täglich zusammen, um sich miteinander abzustimmen und den nächsten Meilenstein zu erreichen. Meistens werden verschiedene Teilaufgaben parallel bearbeitet, statt dem Wasserfall zu folgen. Dabei agieren die Projektteams autonom und selbstbestimmt. Der Projektleiter muss das Team koordinieren statt es autoritär zu führen.

Auch im Bereich des digitalen Marketings können wir unsere bisherigen Arbeitserfolge auf dieses flexible Vorgehen zurückführen. Am Anfang einer neuen Kommunikationsstrategie steht oft eine Vision – grob skizziert und kaum ausgemalt. Ein dynamisches und kreatives Team haucht dieser Skizze dann Leben ein und erweckt die Strategie in enger Absprache mit dem Kunden auf allen digitalen Kanälen zum Leben.

 

Und was bringt nun agiles Projektmanagement?

Die Vorteile des agilen Projektmanagements liegen auf der Hand. Kann der Auftraggeber sich regelmäßig anhand von Zwischenergebnissen davon überzeugen, dass das Projekt in die richtige Richtung geht, kommt es beim Projektabschluss nicht zum bösen Erwachen.

Speziell kleinere Teams verzeichnen mit diesem Ansatz bisher gute Erfahrungen – dafür stehen wir mit unserem Namen. Wenn die Teamgröße allerdings die 10-Personen-Marke überschreitet, sollte zumindest eine Schulung erfolgen. Denn nur, wenn alle Teammitglieder mit der Methodik vertraut sind, ist der Erfolg des agilen Projektmanagements gewährleistet.

 

Agiles Projektmanagement - eine geeignete Methode für strahlende Kundenaugen

 

Klassisches vs. agiles Projektmanagement: Was eignet sich wann?

Klassische Methoden kommen wegen ihrer besseren Planbarkeit und Controlling-Möglichkeiten eher bei Großprojekten zum Einsatz, zum Beispiel, wenn umfangreiche Programme entwickelt werden.

Insbesondere, wenn die anfängliche Vision des Projekts noch recht grob ausfällt oder absehbar ist, dass sich die Anforderungen im Projektverlauf noch ändern werden, lohnt sich der agile Ansatz.

Um hier die richtige Methodenwahl zu treffen, sind in der Regel zu Beginn der Startphase des Projekts Gespräche mit den Stakeholdern sinnvoll, um auszuloten, wie sie sich das eigentlich vorstellen.

Da beide Vorgehensweisen ihre Vor- und Nachteile haben, entstehen die besten Lösungen in der Praxis oft durch eine Methodenkombination. Bausteine des klassischen Projektmanagements wie klar definierte Ziele, Meilensteine, Terminvorgaben und der ein oder andere Metaplan unterstützen auch die Mitglieder eines agilen Projektteams bei der Orientierung und im Selbstmanagement.

 

elsch&fink kann bestätigen:

Die Arbeit an kleineren Teilprojekten steigert nicht nur die Zufriedenheit der Kunden, sondern auch die der Mitarbeiter: Autoritäre Führung wird hinfällig, Eigenverantwortung dagegen groß geschrieben. Jedes Teammitglied weiß, wie wichtig sein Beitrag zum Erfolg ist. Die offene Atmosphäre im Team sorgt dafür, dass jeder neue Ideen einbringen kann.

Klassische Methoden stammen aus einer Zeit, die von starren hierarchischen Organisations- und Arbeitsformen geprägt war, und mögen damals ihre Berechtigung gehabt haben. Gerade in der schnelllebigen Welt des Onlinemarketings aber kommt es auf Flexibilität, Schnelligkeit und Beweglichkeit an. Deshalb setzen wir auf agile Methoden, die jedem einzelnen von uns mehr Verantwortung übertragen.

Lockere Atmosphäre, gute Stimmung: Man kommt sich am Arbeitsplatz beinah vor, als wäre jeden Tag Weihnachten. In unserem kleinen Team stellt das agile Projektmanagement eine größere Flexibilität und effizienteres Agieren sicher. So haben wir pünktlich zu Heiligabend alle Geschenke unter dem Baum und können uns über strahlende Augen der Kundschaft freuen.

In diesem Sinne wünschen wir ein frohes Weihnachtsfest.

Über den Autor

Team elsch&fink
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