Die Welt der Abwesenheitsnotizen

Sommer- und Urlaubszeit stehen vor der Tür. An der Hand halten die beiden graue gekleidete Abwesenheitsnotizen, die ausdruckloser nicht dreinblicken könnte. Muss das sein?

Nach der ersten Zeile einer Out-Of-Office-Notiz lohnt es sich meist gar nicht mehr weiter zu lesen, da der Rest so wenig überraschend daher kommt wie der allmorgendliche Harndrang. So seufze man und ixe weg. Dabei haben die armen Seelen, die weiterhin am Schreibtisch sitzen, doch ein wenig Trost verdient – oder nicht?

Die monotone Masse an Out-of-Office-Nachrichten lässt uns schnell vergessen: Es geht auch anders. Ein Überblick über die unterschiedlichen Formen von Abwesenheitsnotizen.

 

Die Persönliche

Beispiel:

Hallo! Ich bin vom [Datum] bis [Datum] im Urlaub in [Stadt/ Ort/ Land] mit [Namen]. Wir haben viele spaßige Dinge geplant, wie z.B. [geplante Aktionen]. Das Lesen und Beantworten geschäftlicher Mails hat es ganz knapp nicht auf die “Coole-Aktionen-für-den-Urlaub-Liste” geschafft. Ich lasse Ihnen aber hiermit postkartenähnliche Grüße zukommen und sende eine gehörige Portion Sonne und Entspannung! Falls Sie noch Ideen für unsere Liste haben, können Sie gerne eine E-Mail schreiben.

[Signatur]

Theatralisch/poetisch

Beispiel:

Meine Haut verblasst, mein Blick stumpf, mein Körper ausgezehrt, mein einz´ger Freund – Koffein. Die Kollegen sorgten sich arg und ich ach, na gut, ich gab ihrem ewigen Drängen nun doch endlich nach und zog in den Urlaub weit fort.

Ich reite am [Datum] gebräunt, wohl genährt und mit wehendem Haar heimwärts.

[Signatur]

Vorteile

Sobald man die gewohnten Pfade der Ich-bin-nicht-im-Büro-Message verlässt, hat man als Verfasser einen positiven Überraschungseffekt auf seiner Seite. Gibt man etwas Persönliches preis, so nähert man sich automatisch dem Empfänger und wirkt wie ein Mensch – und nicht wie wandelndes Büromobiliar, das zum kommunizierenden Roboter weiterentwickelt wurde. Verpasst man der Abwesenheitsnotiz dann noch ein Augenzwinkern, so kommt sie erfrischend-leichtfüßig daher getänzelt. Gedichte und Songtexte sind potenzielle Materialspender für die Persönliche.

Nachteile

Eine persönliche Abwesenheitsnotiz ist mehr Arbeit als das standardisierte Format. Die Persönliche verlangt vom Verfasser Kreativität und die Bereitschaft, etwas Privates preiszugeben – also nichts für ganz Schüchterne. Die Persönliche kann beim eingerosteten Empfänger von standardisierten Mails zu Irritiation und Verwirrung führen. Auch blanker Neid kann den Leser befallen und bis zum Feierabend umtreiben.

Theatralisch_poetisch_Abwesenheitsnotiz

Die Seriöse

Beispiel:

Sehr geehrte Damen und Herren,

ich bin bis einschließlich [Datum] außer Haus. Ich werde auf Ihre E-­Mail antworten, sobald ich wieder im Büro bin. Bitte beachten Sie, dass Ihre Nachricht in der Zwischenzeit nicht weitergeleitet wird. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an Herrn/Frau [Name] unter der E­-Mail-­Adresse [X@X].

Vielen Dank für Ihr Verständnis.

Mit freundlichen Grüßen,

[Signatur]

 

Vorteile:

Die Seriöse ist immer noch der Klassiker unter den Out-Of-Office-Notizen und trifft garantiert auf Akzeptanz beim Empfänger. Die Seriöse ist außerdem schön wenig Arbeit: Im Copy/Paste-Verfahren sind ganz und gar risikofrei alle wichtigen Informationen in die Mail geklatscht.

Nachteile:

Die Seriöse lässt die Augenlider auf Halbmast herabsinken und versetzt den Empfänger stante pede ins Wachkoma. Sie ist so fad und trocken wie ein altes Brötchen, dass wir nur unter aller größter Anstrengung runter bekommen.

Abwesenheitsnotiz

Die Pragmatische

Beispiel:

E-Mail-Postfach wegen Urlaubs vom [Datum] bis [Datum] geschlossen. Dringende Anliegen werden bis dahin bitte an Herrn [Name] weitergeleitet.

[Signatur]

Vorteile/ Nachteile:

Dankbarkeit gilt der Pragmatischen seitens des Empfängers, weil sie die wichtigsten Infos auf den Punkt bringt, ohne durch steife Formalitäten in ihrem Umfang auszuufern. Die Pragmatische ist kurz und knackig, aber ungewürzt. Die freudlose Rohekost unter den Abwesenheitsnotizen.

 

Die Lustige

Film-Beispiel

Ich fliege gerade auf meinem Nimbus5000 nach Hogwarts – Harry bat mich um Unterstützung und als Edelmann/ Edelfrau zögerte ich keine Sekunde. Der dunkle Lord ist wieder da und Dumbledores Armee braucht mich. Bitte haben Sie Nachsicht, dass meine magischen Kräfte Ihnen in dem Zeitraum von [Datum] bis [Datum] nicht zur Verfügung stehen. Seien Sie unbesorgt und glauben Sie nicht, was im Tagespropheten steht.

Falls ihre Angelegenheit dringlich ist, so schicken Sie am besten Frau/ Herrn [Name] eine Eule.

[Signatur]

Abwesenheitsnotizen_Filmbeispiele

Urlaubs-Meeting

Ich befinde mich noch bis zum [Datum] in einem wichtigen Meeting bei Cocktails mit Schirmchen und Sandkörner-Peeling. Als nächstes steht auf dem Programm: TOP 3 – Creative Activation (Sonnencreme-Bilder auf dem Rücken des Sitznachbarns malen). Sie sehen, ich bin arm dran und leider unpässlich. Ich antworte nach meiner Rückkehr, die ich selber sehr herbeisehne.

[Signatur]

Urlaubsmeeting_Abwesenheitsnotizen_Email

Spenden pro E-Mail

Ich befinde mich bis zum [Datum] im Urlaub. Mit jeder folgenden E-Mail spenden Sie automatisch 1,99 € für Eiscreme oder einen schwimmfähigen, aufblasbaren Untersatz. Einfach im Betreff “Eiscreme” oder “Luftmatratze Inselform” angeben. Herzlichen Dank für Ihre Spende!

[Signatur]

 

Beachbody

Kürzlich habe ich einen Flyer vor der Toilette in einer Bar entdeckt. Darauf abgebildet: eine korpulente Dame/ ein korpulenter Herr in Bademode – kurvig und behaart – statt straff und glatt. Darunter stand: “How To have a beachbody. Have a body. Go to the beach.” Das hat mir sehr zugesagt. Ich habe meinen Urlaub vorgezogen, dass Abo im Fitnesscenter gekündigt und liege nun wohlauf mit meinem Strandkörper am Strand. Ab dem [Datum] bin ich wieder mit Bürobody im Büro.

Weitere Beispiele gibt es hier.

 

Vorteile:

Mit Humor kann man easy punkten. Die Lustige sticht im grauen Strom der formellen Abwesenheitsnotizen heraus und kann dem Empfänger ein kostbares Schmunzeln auf das Gesicht zaubern.

Nachteile:

Einem ohnehin schon gereizten, frustrierten Empfänger kann eine lustige Abwesenheitsnotiz den letzten Nerv rauben.

 

Fazit

In der Welt der Abwesenheitsnotizen ist Uniformität noch immer stark im Trend – ein Trend der uns alle langsam müde und mürbe macht. Gönnen wir uns eine Prise Menschlichkeit, ein paar Farbtupfer und bewahren wir bei der ganzen Sache Fingerspitzengefühl, dann steht auch den Zurückgebliebenen ein schönerer Sommer bevor.

Abwesenheitsnotizen

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Über den Autor

Linda Schinkels
Junior Konzeptionerin / Texterin

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