Es war einmal ein Projekt ohne Projektmanagement (und wenn sie nicht gestorben sind, ärgern sich die Kunden noch heute)

Achtung: Dieser Beitrag enthält Ironie und maßlose Übertreibungen. Zu Risiken und Nebenwirkungen lesen Sie was über Projektmanagement und fragen Ihren Arzt oder Projektmanager.

 

Alles fängt damit an, dass der Kunde das Angebot annimmt. Hurra! Eine neue Webseite ist beauftragt – goldene Zeiten stehen an. Die Glocke wird geläutet, Sektflaschen werden geköpft. Ein Foto der ausgetrunkenen Becher vor lustigen Luftschlangen kriegt 27 Likes auf Instagram. Alle machen sich beschwingt (und beschwipst) an die Arbeit.

 

Ein Haar schwimmt allerdings in der Suppe: Das Angebot war dem Kunden leider zu teuer. Kurzerhand hat er das gesamte Projektmanagement gekürzt.

 

Da es kein Projektmanagement gibt, also auch kein Kickoff-Meeting ansteht, in dem man die wichtigen Dinge klären könnte, arbeiten alle erstmal energisch drauf los. Der Designer informiert sich über die aktuellen Designtrends. Der Programmierer installiert ein CMS. Der Praktikant guckt interessiert Facebook. Da es kein Projektmanagement gibt, also auch niemand eindeutig die Ziele des Projektes festgehalten hat, sind alle der Meinung, einen wichtigen Beitrag zu leisten. Die Motivation ist hoch, der Einsatz groß.

 

Der Frühling kommt. Alle haben gute Laune.

 

Da es kein Projektmanagement gibt, also auch keinen Projektmanager, der das Projektteam koordiniert, kommt es zu einem akuten Fall von Murks. Der Designer hat ein Mockup für einen zwei Kilometer langen Onepager entworfen. Der Programmierer dagegen hat ein CMS installiert, mit dem Großkonzerne auf der ganzen Welt komplexe Webseiten verwalten. Und der Praktikant hat ein Facebook-Profil für den Kunden angelegt und plant gerade ein Gewinnspiel.

 

Wer hat recht? Große Ratlosigkeit. Da es kein Projektmanagement gibt, also niemand geklärt hat, was der Kunde eigentlich für Ansprüche an das Ergebnis hat, arbeiten alle erstmal weiter.

 

Da es kein Projektmanagement gibt, also nie über die bevorzugte Kommunikationsfrequenz gesprochen wurde, erhält der Kunde jeden Tag vier mit Prio 1 markierte Mails vom Designer mit “Ihre neue Webseite” oder “Stand der Dinge” im Betreff, von denen mindestens eine (in der Regel die wichtige) im Spamfilter landet. Der Programmierer dagegen findet zwischen den 150 Newslettern von Tech-Zeitschriften und SEO-Magazinen, die er jeden Tag erhält, die E-Mails von Kunden nicht wieder; ihn erreicht man wahlweise per Telegramm, Brieftaube oder Rauchzeichen. Der Praktikant schreibt nur bei WhatsApp (das aber pausenlos).

 

Projektmanagement - so geht es nicht.

 

Der Designer wird krank und fällt anderthalb Wochen aus. Da es kein Projektmanagement gibt, also weder eine Dokumentation seines Fortschritts noch definierte Arbeitspakete, weiß keiner, was fürs Design noch zu tun ist. Das Projekt kommt anderthalb Wochen lang zum Erliegen.

 

Der Kunde ruft an und fragt, wie es um seine neue Webseite bestellt ist. Da es kein Projektmanagement gibt, also auch keinen festen Ansprechpartner, benutzt er die allgemeine Hotline der Agentur. Er erwischt den Geschäftsführer, der keine Ahnung hat. Da es kein Projektmanagement gibt, also auch keine zentrale Dokumentation, kann er nirgends nachschauen.

 

Der Geschäftsführer versucht also, den Kunden an den Programmierer durchzustellen, aber der steckt gerade knietief im Code und hat keine Zeit für so weltliche Dinge wie soziale Interaktion. Der Kunde landet beim Designer, der ihm wortreich versichert, es laufe alles nach Plan, niemand brauche sich Sorgen zu machen, die Stimmung im Team sei super, alle seien hochmotiviert bei der Arbeit, und mit etwas Glück könne man das Projekt wahrscheinlich sogar frühzeitig abschließen.

 

Da es kein Projektmanagement gibt, also keine Milestones existieren, juckt es keinen, dass in ein paar Monaten eine wichtige Messe ist, zu der eigentlich eine Landingpage fertig sein müsste.

 

Wenn Sie schon immer mal wissen wollten, warum ein Projekt #Projektmanagement braucht: Klick um zu Tweeten

 

Der Sommer zieht ins Land.

 

Der Programmierer fährt drei Wochen in den Urlaub. Da es kein Projektmanagement gibt, also auch keinen Projektplan, in dem man das hätte vermerken können, kommt das für alle recht unverhofft. Der Designer und der Praktikant stellen fest, dass sie dringend auf die Arbeit des Programmierers angewiesen sind; da es kein Projektmanagement gibt, also auch die Abhängigkeiten im Projekt niemals untersucht wurden, konnte das aber vorher keiner wissen. Ergebnis: Der Designer und Praktikant drehen drei Wochen Däumchen.

 

Die Messe kommt und geht. Nichts passiert.

 

Der Kunde erhält aus dem Nichts eine Mail mit dem mysteriösen Betreff “Projektfortschritt”. Gespannt öffnet er den Anhang und sieht sich unerwartet mit einem 37-seitigen Fragebogen konfrontiert, der in einer ähnlich langen To-Do-Liste kulminiert. Da es kein Projektmanagement gibt, also niemand Rollen und Verantwortlichkeiten geklärt und den Kunden auf seine Mitarbeit vorbereitet hat, kommt das einigermaßen überraschend.

 

Der Kunde ruft verwirrt bei der Agentur an und landet ausnahmsweise mal beim Programmierer, der ihm erklärt, ohne die ausführliche Beantwortung des Fragebogens könne leider niemand weiterarbeiten, er am allerwenigsten.

 

Der Kunde macht 17 Überstunden, um der Agentur die angefragten Informationen zusammenzutragen.

 

Das Laub verfärbt sich. Man kocht Kürbissuppe. Der Herbst hält Einzug.

 

Da es kein Projektmanagement gibt, also auch niemals Liefergegenstände festgelegt und terminiert wurden, herrscht tiefe Funkstille. Der Kunde wird nervös und sorgt sich, ob er nicht mal was zu sehen bekommen sollte.

 

Mehrere Wochen verstreichen. Der Kunde fragt sich, ob er die Beauftragung einer neuen Webseite nur geträumt hat.

 

Weitere Wochen verstreichen. Der Kunde vergisst die neue Webseite selber.

 

Da es kein Projektmanagement gibt, also niemand das Budget überwacht, ist selbiges plötzlich überraschend weg. Zwischen dem Designer und dem Programmierer entbrennt ein heftiger Streit über die Investition der letzten Reserve. Der Designer will noch zehn Stunden in eine innovative Animation für das Impressum stecken. Der Programmierer braucht dagegen dringend ein kostenpflichtiges Plugin, das Usern in einem interaktiven Kuchendiagramm anzeigt, welche Unterseiten sie am häufigsten besucht haben. (Da es kein Projektmanagement gibt, also der Scope nicht definiert wurde, weiß keiner, was die Webseite am Ende eigentlich können muss – und was nicht.)

 

Jemand muss also den Kunden anrufen, um ihm mitzuteilen, dass das Budget alle ist. Da es kein Projektmanagement gibt, also die Kommunikationswege nicht festgelegt sind, werden Streichhölzchen gezogen, wer das machen muss. Der Praktikant verliert. Programmierer und Designer versichern ihm, es sei eine große Verantwortung, dass er nun zum ersten Mal selber in den Kundenkontakt dürfe, und verlassen fluchtartig den Raum.

 

Der Kunde erhält einen Anruf von einem völlig fremden Menschen, der ihn um Geld bittet, und erinnert sich daran, dass er eine neue Webseite beauftragt hatte.

 

Ruhe kehrt ein. Der Winter kommt. Es wird Weihnachten. Es wird Neujahr.

 

Etwas völlig Unerwartetes tritt ein, an das niemand mehr geglaubt hatte: Der erste Entwurf liegt vor. Heureka! Der Kunde reicht ihn mit vor Stolz geschwellter Brust zur Freigabe an den Vorstand seines Unternehmens weiter.

 

Da es kein Projektmanagement gibt, also anfangs niemand die wichtigen Stakeholder und ihre Ansprüche identifiziert hat, ist der Vorstand vom Entwurf schwer enttäuscht. Die Firmenfarben sollten doch neu. Auf der Startseite bewegt sich ja gar nichts. Frau Meier findet ihr Doppelkinn auf dem Foto auf der Teamseite unvorteilhaft und fordert ein professionelles Fotoshooting. In jedem Fall muss das Logo größer. Und die Marketingabteilung meldet an, jetzt doch dringend einen Blog zu brauchen, mit dem man die Reichweite des Unternehmens steigern kann.

 

Der erste Entwurf wandert in die Tonne, und die Agentur fängt von vorne an.

 

Der größte Fehler beim Projektmanagement: keins zu haben

 

Alle arbeiten fleißig weiter. Das Ende des Geschäftsjahres kommt. Der Geschäftsführer der Agentur guckt sich die Jahresabrechnung an, beginnt vor Zorn aus den Ohren zu pfeifen wie ein Wasserkessel, bestellt das Team ein und fragt, was zur Hölle da eigentlich schiefgelaufen sei.

 

Da es kein Projektmanagement gibt, also niemand die Risiken des Projektes untersucht und dabei bemerkt hat, dass das Geld knapp werden könnte, ist das Worst Case Scenario eingetreten. Diesmal wird Schere-Stein-Papier gespielt, um zu bestimmen, wer dem Kunden die saftige Nachbudgetierung präsentiert. Der Programmierer verliert und schickt dem Kunden wortlos eine Rechnung. Der Kunde wünscht sich zurück ins Jahr 1978, als sich noch niemand mit Webseiten herumschlagen musste.

 

Zwölf Monate, zweimal das geplante Budget und 26 Nervenzusammenbrüche bei diversen Beteiligten später: Die Webseite geht online. Da es kein Projektmanagement gab, also auch keinen festgelegten Scope, ist sie leider noch ohne Blogfunktion. Dafür können die Nutzer auf der Impressumsseite Ostereier suchen und sich rotierende Kuchendiagramme in ihren Lieblingsfarben generieren lassen. Außer in Firefox. Da es kein Projektmanagement gab, also niemand Zeit für Tests und Bugfixing eingeplant hat, war das technisch leider nicht mehr möglich.

 

Über den Autor

Lea Gallon
Lea Gallon
Leitung Digitales Marketing und Kommunikation - Ideen und Texte mit Sinn und Verstand, ohne Rechtschreibfehler.

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